Отчет группы внутреннего аудита КИК Форума ЛЖВ за период с 10.04.2019 по 30.06.2020

Отчет группы внутреннего аудита КИК Форума ЛЖВ за период с 10.04.2019 по 30.06.2020 (включительно)

10 апреля 2019 года, было принято положение о Форуме ЛЖВ, в рамках которого осуществлялась дальнейшая деятельность КИК Форума ЛЖВ.

Группа аудита приняла решение, что проверку работы КИК целесообразнее начинать с этой даты.

• Время начала:        06.07.2020
• Время окончания:   07.09.2020

Состав группы аудита:

1. Теплинская И.Н.
2. Курдюкова И.В.
3. Ермолин С.В.

Аудит-проверка проводилась согласно методики, разработанной рабочей группой КИК Форума ЛЖВ.

В процессе работы был проведен анализ всех имеющихся документов Форума ЛЖВ, сообщений рассылок КИК Форума ЛЖВ и Форума ЛЖВ, использовались запросы членам КИК (устные, посредством телефонной связи, письменные, посредством сообщений).

1. Разработанные документы:

За отчетный период КИК разработаны и приняты 18 документов:

Положения – 3: Положение о Форуме ЛЖВ, Положение о КИК Форума ЛЖВ, Положение о Политике интересов Форума ЛЖВ.

Стратегические документы – 4: Стратегическое планирование -2019; Рабочий план и бюджет компонента ЛЖВ мультистранового гранта на 2019 г.; Рабочий план и бюджет компонента ЛЖВ мультистранового гранта на 2020 г.; Предложения по компоненту ЛЖВ для заявки в Глобальный Фонд в 2021-23 гг.

Прочие документы-3: Правила рассылки Форума ЛЖВ; Участие в разработке Межфорумного соглашения для заявки в Глобальный Фонд; Отчет Форума ЛЖВ за 2019 год.

Технические задания для наемных сотрудников – 4 (секретарь, юрист-консультант, специалист по МиО, дизайнер).

Анкеты разного уровня – 4: (кандидата в КИК, кандидата в участники Форума ЛЖВ, НКО кандидаты на роль СР (Суб-реципиент-организация получающая финансирование через основного реципиента (ОР-получателя) средств Глобального Фонда) от Форума ЛЖВ

Комментарий группы аудита:

Все разработанные документы предоставлены, проверены, имеются в наличии на google-диске КИК Форума ЛЖВ

 2. Информационные/коммуникационные ресурсы:

У Форума ЛЖВ в наличии 8 информационных и коммуникационных ресурсов:

• Сайт Форума ЛЖВ – https://forumplwh.ru/;
• закрытая-группа ВК – https://vk.com/forumplwh;
• открытая Facebook-группа https://www.facebook.com/groups/forumplwh;
• Facebook-страница – https://www.facebook.com/ForumPLWH.;
• Рассылка форума ЛЖВ – forumlzvrussia@googlegroups.com;
• Рассылка КИК Форума ЛЖВ- rgforumPLHA@googlegroups.com;
• WhatsApp- чат КИК,
• GOOGLE-диск КИК-хранилище для документов Форума ЛЖВ с ограниченным доступом.

Комментарий группы аудита:

Все информационные ресурсы проверены, находятся  в рабочем состоянии, систематически наполняются информацией.

3. Голосования:

1. Форума ЛЖВ – 6:

• по критериям принятия участников в российский Форум людей, живущих с ВИЧ;
• по вопросу принятия положения о Форуме ЛЖВ;
• по выборам членов КИК;
• по выбору и утверждению названия Форума;
• по выбору и утверждению Логотипа Форума;
• по вопросу необходимости перевыборов представителей Форума ЛЖВ в КК.

 2. КИК Форума ЛЖВ – 95 голосований по разным вопросам

• Все голосования Форума ЛЖВ и КИК Форума ЛЖВ организованы и проведены в назначенные сроки,  в соответствии с процедурами, регламентированными Положением о Форуме ЛЖВ, Положением о КИК Форума ЛЖВ.

Комментарий группы аудита:

Протоколы голосований Форума ЛЖВ предоставлены, проверены, имеются в наличии на google-диске КИК Форума ЛЖВ.

Проверка протоколов голосований КИК Форума ЛЖВ показала, что отсутствуют многие протоколы (большей частью по техническим вопросам внутренней работы КИК).

Протоколы по стратегическим вопросам имеются в наличии на google-диске КИК Форума ЛЖВ.

4. Рабочие группы Форума ЛЖВ:

За отчетный период, участниками Форума ЛЖВ  инициирована работа 5-и рабочих групп:

• По обучению:

По информации, полученной от членов КИК и с сайта Форума ЛЖВ, данной рабочей группой был инициирован и проведен опрос по выявлению потребностей участников Форума в тематиках обучений. По итогам опроса определены актуальные темы для обучения.

В рамках привлеченного рабочей группой финансирования, проведен практический семинар: “Взаимодействие СОНКО и органов власти по улучшению качества жизни ЛЖВ”, информация о котором размещена на сайте Форума ЛЖВ (https://forumplwh.ru/2019/10/21/semimar-fplwh/).

• По имиджу:

Разработан логотип, определено название Форума, согласовано с КИК и Форумом (проверено, используется на ресурсах и бланках Форума).

Созданы, оформлены и запущены информационные ресурсы Форума.

Участие в ZOOM-конференции “Оценка имиджа Форума ЛЖВ” с Дмитрием Шерембеем

• По разработке компонента ЛЖВ для заявки ГФ:

Разработаны предложения по компоненту ЛЖВ для заявки в Глобальный Фонд, на 2021-23 г.г., которые доработаны и презентованы на расширенной встрече КК в январе 2020 г. (предоставлены, проверено, документ и презентация в наличии)

• По лечению:

Группа была создана из участников Форума,  состоялось несколько ZOOM-встреч, после  выхода инициатора, группа распалась. Информация о результатах работы группы отсутствует.

• Группа по адвокации:

Информация о работе/результатах работы группы отсутствует (группа не работала). Предполагаемая причина – отсутствие командообразования и лидерства в группе. В данный период времени функции  группы исполняет юрист Форума ЛЖВ.

Комментарий группы аудита:

Недостаточно/отсутствует/разрознена информация о создании/работе/составе рабочих групп. В Форуме не имеется документов, регламентирующих деятельность рабочих групп.

5. Количество сообщений за отчетный период (всего КИК)

По информации из сводной таблицы рейтинга активности членов КИК, за отчетный период, зафиксировано в рассылке 4340 сообщений (включая голосования, информационные сообщения и обсуждение технических вопросов).

6. Протоколы встреч, заседаний, голосований, принятых решений (общий документооборот):

Проверено, 37 протоколов, которые имеются в наличии в папке “протоколы” на google-диске КИК Форума ЛЖВ.

Комментарий группы аудита:

Возникли сложности с поиском отсутствующих протоколов по принятым решениям КИК, отсутствует  нумерация протоколов, в наличии только протоколы по важным/стратегическим решениям и ZOOM-конференциям.

Протоколы хранятся в одной папке (без разделений на протоколы КИК и протоколы Форума).

7. ZOOM-конференции:

За отчетный период было проведено 12 ZOOM-конференций, в их числе: 8 – КИК Форума ЛЖВ., 1 – для рабочей группы (без протокола)., 3 – для Форума ЛЖВ (без протокола).

Запротоколировано 5 онлайн -заседаний КИК Форума ЛЖВ (3 протокола отсутствуют), не протоколировались ZOOM-конференции по темам:  Подготовка к Дню памяти,  Что такое каскад лечения, Оценка имиджа Форума ЛЖВ (Дмитрий Шерембей)

Комментарий группы аудита:

Не все онлайн -заседания КИК оформлены протоколом, 3 – отсутствуют.

8. Обращения в государственные структуры:

• Юрист Форума ЛЖВ – 41 запрос/обращение по тематике урегулирования нормативно-правовой базы по ВИЧ в РФ.
• Специалисты по МиО – 85 запросов/обращений по тематике формирования, утверждения, финансирования региональных межведомственных программ и комиссий по профилактике ВИЧ-инфекции и наличия в их составе представителей НПО.

Комментарии группы аудита:

Юристом Форума ЛЖВ предоставлены все запросы и ответы, а также описательный отчет по проделанной работе, что значительно облегчило работу группы аудита.

Секретарем Форума были представлены результаты работы специалистов по МиО в виде excel-таблиц без описательной части, запросов и ответов из регионов.

Не заполняется (отсутствует) журнал учета входящей/исходящей корреспонденции. Копии писем, запросов, обращений, ответов не загружены на google-диск.

9. Письма поддержки:

За отчетный период от Форума ЛЖВ по запросу от участников Форума ЛЖВ были даны 10 писем поддержки.

Комментарий группы аудита:

Все письма поддержки даны по запросу участников Форума с соблюдением необходимых процедур.  Данные письма имеются в наличии  на google-диске КИК Форума ЛЖВ.

10. Опросы, проведенные в рассылке Форума ЛЖВ:

За отчетный период было проведено 4 опроса с использованием google-форм, разработанных КИК по темам: по тематике обучений; картирование региональных организаций, работающих в сфере ВИЧ; сбор подписей к обращению в МЗ по проекту Порядка оказания медицинской помощи при ВИЧ (2 google-формы: для физ. лиц, для юр. лиц); “Паллиативная помощь, опыт регионов”.

Комментарии группы аудита:

Со слов специалиста по технической поддержке, некоторые формы опросов не сохранились., но итоги и результаты сохранены (тематика обучений, картирование организаций)

11. Ежегодное подтверждение участия в форуме (подготовка и проведение):

Проверены процедуры подтверждения (подготовка, объявление, напоминания, сроки, подсчет, итоговый протокол/результат). В наличии имеются 2 протокола (от 25.07.2019 г. и 02.07.2020 г.)

Комментарии группы аудита:

Ежегодные подтверждения участия в форуме организованы и проведены в соответствии с Положением о Форуме ЛЖВ. Результаты запротоколированы.

12. Выбор наблюдателей в процессах принятия решений НД (голосования, мандатная комиссия)

Представлен протокол КИК Форума ЛЖВ от 12.11.2019 г. о выборе постоянного наблюдателя от Форума ЛЖВ за процессами голосования и принятия решений в Национальном диалоге (наблюдателем подписано обязательство о неразглашении полученной в процессе работы информации и персональных данных участников).

Комментарий группы аудита:

Группа аудит-проверки считает данное решение соответствующим сохранению безопасности персональных данных участников Форума ЛЖВ.

13. Планирование деятельности Форума ЛЖВ: годовые рабочие планы на 2019 г., 2020 г., годовой отчет о деятельности Форума за 2019 г.

Предоставлены документы: Отчет Форума ЛЖВ за 2019 г., Стратегическое планирование  на 2019 г., Рабочий план и бюджет компонента ЛЖВ мультистранового гранта на 2019 г., Рабочий план и бюджет компонента ЛЖВ мультистранового гранта на 2020 г.

Комментарий группы аудита:

Выявлено:

1. Стратегическое планирование на период II полугодие 2019 г.- I полугодие 2020 .г., проведенное 24-26.05.2019 г.- не оформлено в соответствующем протоколу виде.

2. Имеются рабочие планы только в рамках мультистранового гранта 2019-2020 гг., но отсутствует рабочий план деятельности Форума вне грантовой программы ГФ.

14. Рабочий план и бюджет Форума ЛЖВ в рамках мультистранового гранта Глобального Фонда на 2019-20 гг.

Подготовлены и отправлены в адрес основного реципиента рабочий план, бюджет, технические задания, выбраны и утверждены КИК Форума и основным реципиентом специалисты от Форума ЛЖВ  (секретарь, юрист, специалисты по МиО, дизайнер).

Комментарий группы аудита:

Документы  предоставлены, проверены, имеются в наличии на google-диске КИК Форума ЛЖВ.

Предложения по компоненту ЛЖВ для заявки в Глобальный Фонд 2021-23 гг.

Принято и подписано межфорумное соглашение; подготовлены, презентованы на очных встречах в октябре 2019 и январе 2020 и отправлены в секретариат КК предложения от Форума ЛЖВ, документы загружены на google-диск КИК Форума ЛЖВ

Участие членов КИК Форума ЛЖВ в ZOOM-конференциях с представителями UNAIDS и КК, работа по подготовке заявки ГФ в группе межфорумного взаимодействия, а также в экспертно-консультативной группе.

Комментарий группы аудита:

Документы предоставлены, проверены, имеются в наличии на google-диске КИК Форума ЛЖВ. Информация об участии членов КИК в ZOOM-конференциях и группах подтверждена., в наличии-сообщения участника  группы межфорумного взаимодействия с информированием членов КИК о процессах написания заявки.

15. Подготовка предложений по компоненту ЛЖВ для заявки в Глобальный фонд 2021-23 гг.

Принято и подписано межфорумное соглашение, подготовлены, презентованы на очных встречах в октябре 2019 и январе 2020 и отправлены в секретариат КК предложения от Форума ЛЖВ, документы загружены на google-диск КИК Форума ЛЖВ

Участие членов КИК Форума ЛЖВ в ZOOM-конференциях с представителями UNAIDS и КК, работа по подготовке заявки ГФ в группе межфорумного взаимодействия, а также в экспертно-консультативной группе.

Комментарий группы аудита:

Документы проверены, имеются в наличии на google-диске КИК Форума ЛЖВ. Информация об участии членов КИК в ZOOM-конференциях и группах подтверждена.

16. Взаимодействия КИК с участниками Форума:

Группой аудита изучена рассылка Форума ЛЖВ, где выявлено несколько обращений/предложений от участников Форума в обсуждениях по нескольким вопросам, адресованным, как участникам Форума, так и КИК. Часть предложений не встретило поддержки среди участников Форума ЛЖВ и осталось в статусе единичных обращений, не адресованных конкретно КИК.

Обозначено3 наиболее значимых предложения:

1. Об ограничении сроков полномочий на руководящих должностях Форума ЛЖВ – было рассмотрено позже заявленного обращения от участника рассылки Форума, вынесено на голосование, как спорный вопрос, при внесении поправок в Положение о Форуме ЛЖВ (по количеству голосов-не получило поддержки участников Форума);
2. О профилактике и противодействию коррупции и злоупотреблений со стороны должностных лиц форума ЛЖВ – КИК Форума ЛЖВ поддержал инициативу по созданию рабочей группы по разработке положения о профилактике и противодействию коррупции и злоупотреблений со стороны должностных лиц форума ЛЖВ;
3. Оценка работы КИК (аудит) – принято во внимание, разработаны процедуры проведения аудита, проведена внутренняя аудит проверка (что отражено в настоящем отчете).

При внесении поправок в Положение Форума ЛЖВ, предполагая, что будет широкое обсуждение и много вопросов по формулировкам и трактовкам поправок в положение о Форуме ЛЖВ, КИК Форума был выбран временный коммуникатор по взаимодействию с Форумом.

Комментарий группы аудита:

В документах, регламентирующих деятельность Форума и КИК, отсутствует четко прописанный  алгоритм обращений участников Форума в КИК.

17. Внутренний рейтинг активностей членов КИК:

Разработана форма внутреннего рейтинга активностей членов КИК Форума ЛЖВ. Excel-таблица и отчет предоставлены группе аудит проверки.

Комментарий группы аудита:

Форма рейтинга активностей своевременно заполняется (не реже 1 раза в месяц, как пояснил специалист по технической поддержке).

Выявлены сообщения с отсутствием тематики, не соответствующие указанной теме, а также с вопросами, не относящимися к работе Форума и КИК.

Отмечено в некоторых сообщениях несоблюдение правил и этики рабочей переписки.

Выводы и рекомендации группы аудит проверки деятельности КИК Форума ЛЖВ за период с 10.04.2019 г. по 30.06.2020 г.(включительно)

На основании имеющихся данных, группа аудита сделала вывод, что в период с 01.04.2019 г. по 30.06.2020 г. (включительно) работа КИК Форума ЛЖВ соответствует поставленным целям, Положению о Форуме ЛЖВ, Положению о КИК Форума ЛЖВ.

КИК Форума ЛЖВ является эффективным действующим коллегиально-исполнительным органом.

В процессе аудит-проверки были выявлены следующие недоработки в работе КИК Форума ЛЖВ:

Документооборот: разработанные документы, протоколы, запросы/обращения, письма поддержки, в том числе,  записи ZOOM-конференций, опросы, таблицы, анкеты и пр.:

• возникла сложность в поиске необходимых документов и доступе к ним;
• отсутствует нумерация документов (протоколов);
• не ведется журнал учета входящей/исходящей корреспонденции;
• отсутствие единого регламента ведения, оформления, хранения документации и отчетов.

Рекомендации группы аудит проверки:

• Разработать документ /раздел в положении Форума ЛЖВ /КИК Форума ЛЖВ, регламентирующий:
  • формат ведения (оформление, наполнение, нумерация, наименование, пр.) рабочих документов КИК и Форума: электронных формах анкет/опросов/голосований
  • сроки хранения файлов/данных (документации, записей конференций, форм и таблиц опросов/голосований/форм подтверждения участия и пр.);
  • в целях соблюдения безопасности персональных данных участников Форума, определить рамки права доступа ответственных лиц к документации.
• фиксировать ежемесячными протоколами результаты обсуждений/голосований по вопросам текущей/технической деятельности КИК ,
• учитывать, что, кроме взаимодействия с участниками Форума, существует взаимодействие со сторонними людьми/структурами посредством электронных сообщений (почта КИК Форума, адреса Секретаря Форума и пр.). В связи с этим, существует необходимость фиксирования входящих/исходящих сообщений/обращений с приложением копий электронных сообщений и загрузкой их на диск для хранения.

 Рабочий план: В наличии рабочие планы только в рамках грантовой деятельности Глобального Фонда, при этом,  рабочие планы деятельности Форума ЛЖВ вне проектной деятельности на 2019 г. и 2020 г. –  отсутствуют.

Рекомендации группы аудит проверки:

• проработать и оформить в соответствующем виде Стратегическое планирование деятельности Форума на период II полугодие 2019 г.- I полугодие 2020 г., проведенное 24-26.05.2019 г.
• учитывать на будущее оформление документов по планированию деятельности Форума ЛЖВ не в виде отчетов о проведенной встречи, а в виде надлежаще оформленного документа;
• учитывать вопрос Стратегического планирования деятельности Форума вне грантовых программ (ежегодно)
• разрабатывать и утверждать КИК ежегодный рабочий план, включающий в себя, активности Форума по проектам и вне грантовых программ
• усилить контроль по исполнению действующих документов Форума ЛЖВ в пункте – проведение ежегодной проверки деятельности (внутренний аудит) КИК Форума ЛЖВ

 Рабочие группы Форума ЛЖВ: Сложности с поиском информации о рабочих группах (данные о создании, составе, формате работы., документы (планы, отчеты, пр.)

Рекомендации группы аудит проверки:

• разработать документ, регламентирующий организацию и деятельность рабочих групп внутри Форума ЛЖВ.

Рекомендации группы аудит проверке по  правилам и этике переписки  в рассылке КИК Форума ЛЖВ:

• придерживаться правил и этики деловой переписки и тематики обсуждения
• использовать при коммуникациях единый формат подписи при общении в рассылках Форума ЛЖВ и КИК Форума ЛЖВ

Внутренний рейтинг активностей членов КИК и количество сообщений за отчетный период во внутренней рассылке КИК Форума ЛЖВ:

Анализ рейтинга активности членов КИК Форума ЛЖВ показал слабую заинтересованность в работе КИК Форума ЛЖВ некоторых членов.

Таблица из отчета специалиста по технической поддержке:

Общий рейтинг за период с 10.04.2019 по 30.06.2020 (включительно)

За отчетный период, секретарем Форума ЛЖВ в рассылку КИК было отправлено 1049 сообщений, инициировано 259 тем обсуждений.

Рекомендации группы аудит проверки:

• обратить внимание на членов КИК с низким уровнем активности
• соблюдать Положение о КИК Форума ЛЖВ в отношении активности членов КИК по голосованиям

Для полноты информации об активностях членов КИК не хватает качественных индикаторов, таких как: участие в рабочих группах, участие в разработке документов, представление интересов форума ЛЖВ на разных уровнях и др.

Группа внутренний аудит-проверки КИК Форума ЛЖВ