Положение о Координационно-исполнительном комитете (КИК) Форума ЛЖВ

Положение принято и утверждено
Координационно-исполнительным
комитетом Форума ЛЖВ
23 апреля 2019 года.


Введение

5-6 июня 2018 года на очной встрече Форума была избрана и утверждена рабочая группа Форума ЛЖВ, которая впоследствии была переименована в Координационно-исполнительный комитет.

Координационно-исполнительный комитет Форума (далее КИК), действующий на постоянной основе, координирует деятельность Форума в период между очными встречами Форума, руководствуясь документами и Положениями Форума ЛЖВ.


1. В компетенцию КИК Форума входит:

1.1. активная коммуникация с участниками Форума, с представителями от ЛЖВ в КК;

1.2. координация деятельности Форума и выполнение решений Форума;

1.3. принятие решения о проведении очной встречи Форума (определение программы, даты, места проведения (площадки) и норму (квоту) делегатов, разработка конкурсных документов для участников и приглашённых экспертов);

1.4. принятие решений по вопросам, требующим оперативного реагирования; организация онлайн голосований по вопросам деятельности Форума;

1.5. принятие и исключение участников Форума;

1.6. утверждение отчётов о проделанной работе и их публикация на ресурсах Форума;

1.7. рассмотрение спорных вопросов и конфликтных ситуаций между членами Форума;

1.8. рассмотрение спорных вопросов и конфликтных ситуаций между Форумом и другими структурами;

1.9. согласование представительства от Форума на мероприятиях разного уровня;

1.10. оформление писем поддержки по запросу участников Форума;

1.11. привлечение финансирования, написание заявок на финансирование деятельности по приоритетным направлениям Форума, проведение конкурсов для привлечения финансового агента, специалистов, экспертов и НКО с целью участия в проектах;

1.12. создание временных рабочих групп в том числе с привлечением экспертов и технической поддержки;

1.13. надзор за исполнением Правил и Положений Форума.

2. Структура и персональный состав КИК

2.1. В соответствии с п.4.2. «Положения о Форуме ЛЖВ» КИК состоит из не менее 9 и не более 11 участников Форума ЛЖВ.

2.2. Член КИК должен обладать профессиональными навыками (иметь опыт работы в ВИЧ — сервисе, продвижения интересов ЛЖВ на различных уровнях, навыки переговорных процессов со структурами различного ранга, опыт стратегического планирования и оперативных действий, налаженные коммуникации с сообществом ЛЖВ).

2.3.Члены КИК избираются участниками Форума ЛЖВ путём очного/онлайн голосования на основе рейтинга по количеству набранных кандидатом баллов сроком на 2 года.

2.4. Персональный состав членов КИК утверждается очной встречей/протоколом голосования Форума ЛЖВ.

2.5.  Члены КИК осуществляют свою деятельность добровольно на безвозмездной основе.

3. Порядок вступления и исключения из членов КИК.

3.1. Порядок прекращения полномочий члена КИК в соответствии с п.4.2.2. «Положения о Форуме ЛЖВ»:

3.1.1. истечение срока полномочий;

3.1.2. личное заявление о сложении полномочий;

3.1.3. исключение из состава участников Форума;

3.1.4. по решению КИК о досрочном прекращении полномочий, принятом простым большинством голосов при кворуме 2/3 от числа действующих членов КИК;

3.1.5. по решению Форума о досрочном прекращении полномочий члена КИК или КИК в полном составе, принятому в соответствии с п.4.1. «О голосовании» «Положения о Форуме ЛЖВ».

3.2. Любой член КИК может быть исключён из состава, если по мнению 2/3 членов КИК он/она не справляется со своими обязанностями, а именно:

3.2.1. без уважительных причин 3 и более раза уклонился от обсуждения и/или голосования по вопросам, поставленным на обсуждение КИК, за исключением случаев, когда член КИК воздержался от голосования или дискуссии, а так же если он заранее уведомил КИК о невозможности принять участие в голосовании и/или обсуждении;

3.2.2. не соблюдает общепринятые этические нормы при взаимодействии с членами КИК и третьими лицами от имени КИК.

3.3. Член КИК должен быть заблаговременно предупреждён о возможном исключении. Вопрос об исключении рассматривается КИК при его утверждении 2/3 голосов.

3.4. Исключение членов из состава КИК может иметь место только в случае, если:

3.4.1. все члены КИК были письменно уведомлены как минимум за 2 недели о том, что вопрос об исключении члена из состава КИК будет обсуждаться на предстоящем очном или онлайн заседании (производимом с использованием средств конференц-связи) КИК;

3.4.2. члену КИК, чье исключение из состава КИК рассматривается на заседании, была предоставлена возможность выступить в своё оправдание.

3.5. Порядок замены членов КИК в случае истечения полномочий, выхода, исключения в соответствии с п.4.2.3. «Положения о Форуме ЛЖВ»:

3.5.1. по истечении срока полномочий и/или в случае досрочного прекращения полномочий всех членов КИК проводятся выборы из числа участников Форума не позднее 7 дней с момента прекращения полномочий;

3.5.2. проведение дополнительных выборов из числа участников Форума не позднее 7 дней с момента прекращения полномочий одного или нескольких членов КИК;

3.5.3. КИК выносит кандидатуру на электронное голосование в Форум ЛЖВ на основании поданного в КИК заявления участником Форума о желании участвовать в деятельности КИК, решение выносится в соответствии с п. 4.1. «О голосовании» «Положения о Форуме ЛЖВ».

4. Заседания КИК и порядок принятия решений.

4.1. Заседания КИК проходят как в очной, так и заочной форме посредством средств конференц-связи. В случае заочного заседания члены КИК должны иметь возможность следить за ходом заседания и участвовать в нём. Выбранный Секретарь заседания из членов КИК перед подсчётом голосов и принятием решения должен убедиться, что все члены КИК, принимающие участие в заседании имеют техническую возможность принимать участие в обсуждении вопросов, по которым принимается решение.

4.2. Кворум, необходимый для принятия решений – не менее 2/3 от числа членов КИК, имеющих право голоса.

4.3. Решение о проведении заседания в очной форме принимается членами КИК. В случае проведения заседаний в очной форме все члены КИК получают письменное уведомление о проведении предстоящего заседания КИК по электронной почте, телефонограммой или факсом минимум за 14 календарных дней. В уведомлении указывается место и время проведения заседания КИК. К уведомлению прилагаются повестка дня и документы для рассмотрения на заседании. Повестка дня утверждается голосованием в начале заседания КИК.

4.4. Член КИК, который не может присутствовать на заседании КИК, информирует об этом КИК по электронной почте.

4.5. Принятие решений КИК происходит посредством голосования. Решение считается принятым, если за него проголосовало более половины членов КИК, имеющих право голоса, как при заочном, так и при очном голосовании. Член КИК, который в ходе заочного голосования не отвечает на сообщения на свою электронную почту после двукратных напоминаний, считается уклонившимся от голосования, если он в соответствии с процедурой заранее не уведомил КИК о невозможности участвовать в голосовании.

4.6. Переголосование в рамках одного голосования не допускается, за исключением случаев согласованного принятия решения о проведении повторного голосования, результаты которого будут отменять результаты предыдущего голосования.

4.7. В остальных случаях все вопросы, связанные с функционированием КИК и принятием решений по ним, могут обсуждаться посредством использования электронной почты или конференц-связи (скайп, телефон, e-mail рассылка и иные технические средства, согласованные всеми членами, как наиболее удобные для взаимодействия.). Во всех случаях, за исключением очных встреч, голосование происходит посредством отправки электронных сообщений с заранее поданных участниками КИК адресов электронной почты. Из содержания сообщения волеизъявление участника должно быть ясно читаемым и не вызывать сомнений в позиции участника. Сообщения каждого члена КИК всегда должны быть видны другим членам КИК. Обращение к третьим лицам от имени КИК должно быть согласовано с членами КИК, обеспечивая возможность членам КИК автоматически получать копии этих обращений.

4.8. Для работы КИК Секретарем Форума (членом КИК) создается закрытая e-mail рассылка, в которую подключаются все члены КИК, указывая свои постоянные действующие адреса электронной почты.

4.9. За исключением очных встреч и конференц-звонков (скайп или телефон), все обсуждения, голосования и обмен информационными сообщениями происходит посредством отправки членами КИК сообщений в e-mail рассылку. Каждый инициатор обсуждения или информирования обязан отразить суть вопроса в названии электронного сообщения. Все последующие обсуждения по данному вопросу должны происходить посредством ответов и комментариев в одной цепочке электронных сообщений, включая и возможное голосование для принятия решений по данному вопросу. Формулировка окончательного решения и подведение итогов голосования производится Секретарем Форума (членом КИК) или любым из членов КИК по принципу взаимозаменяемости. Электронное сообщение с окончательной формулировкой решения по существу принятого вопроса и/или результатами голосования (при голосовании) должно быть последним в цепочке сообщений по конкретному вопросу, за исключением случаев, когда цепочка сообщений была инициирована в целях информирования.
При голосовании посредством электронных сообщений Секретарь по собственной инициативе или по просьбе членов КИК может ограничить время голосования по вопросу. В этом случае Секретарь Форума (член КИК) должен объявить время окончания голосования исходя из того, что период времени с момента объявления сроке окончания голосования до момента окончания голосования должен составлять не менее 24 часов.

4.10. Обсуждение, информирование или приглашение к принятию решений по вопросам работы КИК может быть инициировано любым членом КИК посредством направления электронного сообщения в e-mail рассылку.

4.11. Для конференц-звонков Секретарь заранее готовит повестку дня, которую направляет в e-mail рассылку с предложением об одобрении и/или дополнении вопросами, которые требуют обсуждения. В ходе конференц-звонков Секретарь ведёт протокол обсуждения и затем рассылает его в e-mail рассылку для информации и возможных дополнений членами КИК. Окончательный протокол конференц-звонка хранится у Секретаря КИК.

4.12. Никто из членов КИК не имеет права удалять электронные сообщения из архива e-mail рассылки в течение всего времени работы КИК.

4.13. Отчёт о заседаниях КИК и информирование Форума ЛЖВ о работе КИК:

4.13.1. Отчет об очном заседании КИК или конференц-переговоров ведётся Секретарем КИК или другим членом КИК по согласованию. В отчёте указывается поимённый список, количество присутствующих и отсутствующих на заседании членов КИК, а также количество и данные о приглашенных лицах. Указывается кворум.

4.13.2. Отчёт содержит записи всех существенных обсуждений и решений, принятых в ходе заседания КИК, и отражает различные точки зрения в отношении принимаемых решений.

4.13.3. Отчёт отражает метод и результаты голосования, включая фактическое количество голосов «за» и «против», а также количество воздержавшихся по каждому вопросу повестки дня, вынесенному на заседание КИК. Отчёт также содержит сведения о возможном применении процедур урегулирования конфликта интересов.

4.13.4. Секретарь рассылает проект отчёта в электронном виде членам КИК в течение 7 календарных дней после проведения заседания КИК.

4.14. Отчёт корректируется в зависимости от внесенных предложений или замечаний. Окончательная версия отчёта утверждается КИК и подписывается Секретарём Форума (членом КИК). Отчёт хранится у Секретаря для предъявления по первому требованию, краткое информационное сообщение на основе отчёта рассылается в Форум ЛЖВ.

4.15. Любой из членов КИК может с согласия остальных членов КИК проинформировать Форум ЛЖВ о работе КИК и любому вопросу, по которому КИК принимал решение.

5. Сроки ответов на сообщения

5.1. Члены КИК обязуются оперативно реагировать на сообщения в темах обсуждений внутри e-mail рассылки КИК

5.1.1. В обсуждении без пометки «Срочно»: в течение 2 (двух) дней

5.1.2. В обсуждении с пометкой «Срочно»: в течение 1 (одного) дня (24-х часов).

5.2. На обращения от участников форума КИК должен ответить в течение 5 (пяти) дней (в случаях, когда подготовка ответа требует дополнительного времени, участник форума должен быть уведомлен о причинах задержки ответа).

6. Представительство и взаимодействие со СМИ

6.1. По согласованию и поручению КИК представлять его интересы могут все члены КИК.

6.2. В интересах налаживания профессионального взаимодействия со средствами массовой информации (СМИ), КИК может принять решение о делегировании кого-либо из своих членов для контактов со СМИ по конкретным вопросам. Без решения о делегирования никто, не может делать заявления для СМИ от имени КИК.

7. Конфликт интересов

7.1. Один из основных элементов защиты чести и репутации КИК заключается в недопущении воздействия конфликта интересов на процессы принятия решений. Обычно конфликт интересов представляет собой ситуацию, при которой член КИК имеет конкурирующие профессиональные или личные финансовые интересы, которые могут фактически или предположительно повлиять на его способность надлежащим образом исполнять свои обязанности в наилучших интересах Форума ЛЖВ.

7.2. Конфликт интересов может создавать впечатление, что решения, принимаемые членом КИК, являются предвзятыми. Поэтому конфликты интересов могут компрометировать КИК или подрывать общественное доверие к нему.

7.3. Все голосующие члены КИК должны задекларировать известные им конфликты интересов перед началом любого голосования, и, если у члена КИК есть конфликт интересов, то, в данном голосовании их голос будет считаться как воздержавшийся.

7.4. Кроме того, все члены КИК обязаны сообщать в письменном виде о наличии конфликта интересов по мере их возникновения в ходе осуществления КИК своих функций. Для сообщения о возможном конфликте интересов члены КИК обязаны проинформировать КИК о сути конфликта интересов, обстоятельствах усиливающих или ослабляющих конфликт интересов, а также о том, насколько существующий конфликт интересов может повлиять на принятие членом КИК непредвзятого решения по конкретному вопросу.

7.5. Разрешение вопроса о конфликте интересов на стороне того или иного члена КИК разрешается всеми членами КИК в порядке, определенном для принятия решений КИК. При голосовании, Секретарь фиксирует наличие конфликтов интересов в Протоколе собрания.

8. Оценка деятельности КИК и подотчетность КИК

8.1. Внутренняя оценка деятельности КИК проводится самими членами КИК, в том числе с возможностью привлечения внешних технических экспертов.

8.2. Оценка деятельности КИК проводится внешними экспертами по приглашению КИК.

8.3. Периодичность оценки деятельности КИК — не менее 1 раз в год. Предложение об оценке деятельности КИК или отдельного члена КИК могут поступать от членов Форума ЛЖВ.

8.4. Результаты такой оценки оформляются протоколом и доводятся до сведения членов Форума ЛЖВ и КИК.

8.5. КИК ежегодно публикует отчет о своей деятельности.

8.6. КИК подотчетен Форуму ЛЖВ и обязан извещать Форум ЛЖВ о своей деятельности и принимаемых решениях. Секретарь Форума (член КИК) извещает Форум ЛЖВ о принятых решениях путем сообщения по электронной почте в адрес участников/членов Форума ЛЖВ, с приложением при необходимости протокола обсуждения и голосования.

8.7. С согласия или по просьбе КИК региональные сети сообществ могут информировать своих членов о работе КИК.