Положение о Координационно-исполнительном комитете (КИК) Форума ЛЖВ

Положение принято и утверждено
Координационно-исполнительным комитетом Форума ЛЖВ
23 апреля 2019 года
с поправками от 01 ноября 2020 года

ПОЛОЖЕНИЕ О КООРДИНАЦИОННО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ ФОРУМА ЛЖВ


Введение

5-6 июня 2018 года на очной встрече Форума была избрана и утверждена рабочая группа Форума ЛЖВ, которая впоследствии была переименована в Координационно-исполнительный комитет.

Координационно-исполнительный комитет Форума (-далее КИК), действующий на постоянной основе, координирует деятельность Форума в период между очными встречами Форума, руководствуясь документами и Положениями Форума ЛЖВ.


1. В компетенцию КИК Форума ЛЖВ входит:
1.1.      активная коммуникация с участниками Форума;
1.2.      координация деятельности Форума и выполнение решений Форума;
1.3.      принятие решения о проведении очной встречи Форума (определение программы, даты, места проведения (площадки) и норму (квоту) делегатов, разработка конкурсных документов для участников и приглашенных экспертов);
1.4.      принятие решений по вопросам, требующим оперативного реагирования;
1.5.      организация очных и онлайн голосований по вопросам деятельности Форума;
1.6.      принятие и исключение участников Форума;
1.7.      выбор/прекращение полномочий Секретаря Форума ЛЖВ и Секретаря КИК Форума ЛЖВ;
1.8.      выбор/прекращение полномочий Председателя КИК Форума ЛЖВ;
1.9.      утверждение отчётов о проделанной работе и их публикация на ресурсах Форума;
1.10.    рассмотрение спорных вопросов и конфликтных ситуаций между членами Форума;
1.11.    рассмотрение спорных вопросов и конфликтных ситуаций между Форумом и другими структурами;
1.12.    согласование представительства от Форума на мероприятиях разного уровня;
1.13.    оформление писем поддержки по запросу участников Форума;
1.14.    привлечение финансирования, написание заявок на финансирование деятельности по приоритетным направлениям Форума, проведение конкурсов для привлечения финансового агента, специалистов, экспертов и НКО с целью участия в проектах;
1.15.    создание рабочих групп, в том числе с привлечением экспертов и технической поддержки;
1.16.    надзор за исполнением правил электронных ресурсов и иных документов, регламентирующих деятельность Форума ЛЖВ.
2. Структура и персональный состав КИК
2.1.     В соответствии с п.4.2. «Положения о Форуме ЛЖВ» КИК состоит из 11 членов с правом голоса и 1 альтерната, избранных из числа участников Форума ЛЖВ.
КИК Форума ЛЖВ формируется по следующему принципу:
  • 2 человека, избранных в Координационный Комитет (с правом голоса) от ключевой группы ЛЖВ (в случае, если кандидат от НД не является участником Форума, то его место занимает альтернат в КК от Форума ЛЖВ (при наличии действующего координационного комитета)
  • Остальные представители избираются путем голосования из числа участников Форума ЛЖВ
2.2.    Член КИК должен обладать профессиональными навыками (иметь опыт работы в сфере ВИЧ — не менее 5 лет, опыт продвижения интересов ЛЖВ на различных уровнях, навыки переговорных процессов со структурами различного ранга, опыт стратегического планирования и оперативных действий, налаженные коммуникации с сообществом ЛЖВ, навыки работать в команде).
2.3.    Члены КИК (за исключением членов КИК, являющихся членами КК от ключевой группы ЛЖВ) избираются участниками Форума ЛЖВ, сроком на 2 года.
2.4.    Персональный состав членов КИК утверждается очной встречей/протоколом голосования Форума ЛЖВ.
2.5.    Члены КИК осуществляют свою деятельность добровольно на безвозмездной основе
2.6.    Члены КИК не должны продвигать интересы каких-либо общественных организаций, объединений, движений в ущерб интересам Форума (в соответствии с п. 7, «конфликт интересов», настоящего положения).
3. Процедура выборов в члены КИК:
Перед выборами членов КИК Форума ЛЖВ, Секретарем, в рассылке Форума публикуется рейтинг активности членов КИК.
КИК избирается путем голосования из числа участников Форума сроком на 2 года.
Все участники Форума ЛЖВ имеют право выдвинуть свою кандидатуру на выборах в КИК, заполнив анкету, разработанную для кандидатов на вступление в КИК и мотивационное письмо для участия в выборах в качестве кандидата в члены КИК.
Принятие анкет на вступление в Форум прекращается с момента объявления сбора анкет от кандидатов в КИК до публикации итогов голосования в виде протокола, утвержденного КИК/мандатной комиссией.
Процедура голосования:
По окончании регистрации кандидатов, представленные ими документы, размещаются в открытом доступе рассылки для ознакомления участников Форума. В процессе голосования участники Форума в электронном бюллетене (электронная форма голосования) голосуют за одного или нескольких кандидатов — минимум за 1-го, максимум 5 (в случае применимости). Регистрацией кандидатов в члены КИК, а также подсчетом результатов голосования занимается специально созданная счетная (мандатная комиссия) из членов КИК и Форума ЛЖВ. Кандидаты не могут голосовать за себя, но могут голосовать за других кандидатов.
Подсчет голосов:
В зависимости от количества квот кандидаты, набравшие наибольшее количество голосов, становятся членами КИК. Для прохождения в состав членов КИК кандидат должен набрать не менее 5% от общего числа поданных голосов за всех кандидатов. При достаточном количестве кандидатов в КИК до следующих выборов входит один альтернат с правом совещательного голоса (кандидат, занявший первое место после избранных представителей в КИК Форума ЛЖВ)
3.1.    Порядок прекращения полномочий членов КИК.
3.1.1.  Порядок прекращения полномочий члена КИК в соответствии с п. 4.2.2. «Положения о Форуме ЛЖВ»:
    • истечение срока полномочий;
    • личное заявление о сложении полномочий;
    • исключение из состава участников Форума;
    • по решению КИК о досрочном прекращении полномочий, принятом 2/3 от числа действующих членов КИК, вынесенного на согласование в Форуме ЛЖВ;
а) без уважительных причин 3 и более раза уклонился от обсуждения и/или голосования по вопросам, поставленным на обсуждение КИК, за исключением случаев, когда член КИК воздержался от голосования или дискуссии, при наличии конфликта интересов, а также если он заранее уведомил КИК о невозможности принять участие в голосовании и/или обсуждении;
б) не соблюдает общепринятые этические нормы при взаимодействии с членами КИК и третьими лицами от имени КИК.
Исключение членов из состава КИК может иметь место только в случае, если:
    • член КИК заблаговременно предупрежден о возможном исключении. Вопрос об исключении рассматривается КИК при его утверждении 2/3 голосов;
    • все члены КИК были письменно уведомлены как минимум за 2 недели о том, что вопрос об исключении члена из состава КИК будет обсуждаться на предстоящем очном или онлайн заседании (производимом с использованием средств конференцсвязи) КИК;
    • члену КИК, чье исключение из состава КИК рассматривается на заседании, была предоставлена возможность выступить в свою защиту.
3.1.2.   По решению Форума о досрочном прекращении полномочий члена КИК или КИК в полном составе, принятому в соответствии с п.4.1. «О голосовании» «Положения о Форуме ЛЖВ».
3.1.3.   Смерть члена КИК.
3.2.     Порядок замены членов КИК в случае, выхода/исключения в соответствии с п.4.2.3. «Положения о Форуме ЛЖВ»:
3.2.1.   изменение статуса альтерната на статус действующего члена КИК с правом голоса;
3.2.2.   в случае отсутствия альтернатов/выхода из состава нескольких участников; объявление начала процедуры довыборов из числа участников Форума не позднее 5 рабочих дней с момента прекращения полномочий;
3.2.3   по истечении срока полномочий и в случае досрочного прекращения полномочий всех членов КИК, объявление начала процедуры выборов из числа участников Форума не позднее 5 рабочих дней с момента прекращения полномочий.
4. Персональный состав Координационно-исполнительного комитета Форума ЛЖВ, обязанности и порядок избрания.
4.1.    Секретарь КИК и Секретарь Форума ЛЖВ.
    • Секретарь выбирается КИК из числа участников Форума на основании конкурса на срок, определенный техническим заданием;
    • Секретарь Форума автоматически приобретает полномочия Секретаря КИК;
    • Секретарь не может являться членом КИК, но обладает правом совещательного голоса;
    • Секретарь подотчетен КИК Форума ЛЖВ.
4.1.1.   В компетенцию Секретаря КИК входит:
    • подготовка вопросов, тем, документов для голосований и иных рабочих процессов;
    • ведение протоколов заседаний КИК, подготовка и публикация информационных сообщений по решениям организационного и стратегического характера;
    • обеспечение взаимодействия участников Форума с КИК;
    • решение ежедневных административных и технических задач для обеспечения полноценного функционирования Форума и КИК;
    • формирование и публикации отчетов о работе, проделанной КИК не реже 1 раза в год.
4.1.2.   Порядок прекращения полномочий Секретаря КИК и Секретаря Форума ЛЖВ
    • истечение срока полномочий Секретаря Форума предусматривает автоматическое истечение полномочий Секретаря КИК
    • личное заявление о сложении полномочий
    • исключение или выход из состава участников Форума;
    • по решению КИК о досрочном прекращении полномочий, принятому простым большинством голосов действующих членов КИК, с информированием участников Форума о принятом решении.
4.1.3.   Порядок замены Секретаря Форума ЛЖВ и Секретаря КИК, в случае прекращения полномочий:
    • разработка и утверждение технического задания не позднее 5 рабочих дней с момента прекращения полномочий;
    • объявление в рассылке Форума о сборе документов (резюме, мотивационное письмо) кандидатов из числа участников форума. Срок сбора документов – 10 рабочих дней с момента публикации технического задания;
    • проведение голосования по выбору Секретаря внутри КИК Форума ЛЖВ не позднее 3 рабочих дней с момента окончание сбора документов;
    • информирование Форума о выбранном Секретаре
4.2.    Председатель КИК Форума ЛЖВ.
    • Председатель КИК избирается простым большинством голосов из числа присутствующих на очном/онлайн заседании членов КИК;
    • Председатель КИК избирается сроком на один год с правом продления полномочий или переизбрания.
4.2.1   В компетенцию Председателя КИК Форума ЛЖВ входит:
    • координация деятельности КИК;
    • выступление от имени КИК перед третьими лицами;
    • подписание протоколов заседаний КИК и документов/решений Форума ЛЖВ;
    • делегирование полномочий членам КИК (в том числе право подписи по согласованию с КИК);
    • формирование, подписание и отправление писем/обращений/запросов от имени Форума и КИК после утверждения в КИК;
    • инициирование/организация совещаний и голосований членов КИК, в случае появлении такой необходимости;
    • информирование на внутренних и внешних ресурсах по вопросам деятельности Форума.
4.2.2.   Прекращение полномочий Председателя КИК Форума ЛЖВ наступает в случае:
    • истечение срока полномочий;
    • личное заявление о сложении полномочий;
    • исключение или выход из состава членов КИК или участников Форума;
    • избрание другого Председателя в случае невозможности действующего Председателя осуществлять свои полномочия в полной мере (в данном случае решение принимается простым большинством голосов членов КИК, присутствующих на очном/онлайн заседании, при наличии кворума 2/3).
5. Заседания КИК и порядок принятия решений.
Члены КИК коммуницируют в закрытой рассылке, проводят систематические конференц-звонки по обсуждению текущей деятельности Форума, принимают решения по вопросам, требующих оперативного реагирования и не относящихся к стратегическим и структурным вопросам деятельности Форума ЛЖВ.
5.1.     Заседания КИК
5.1.1.    Заседания КИК проходят, как в очной, так и заочной форме посредством конференцсвязи.
5.1.2.    Для конференц-звонков Секретарь/Председатель КИК заранее готовит повестку дня, которую направляет в e-mail рассылку с предложением об одобрении и/или дополнении вопросами, которые требуют обсуждения.
5.1.3.    Любой из членов КИК имеет возможность инициировать обсуждение и голосование по вопросам, связанным с деятельностью КИК и Форума ЛЖВ путем подачи предложения в рассылку КИК.
5.1.4.    Решение о проведении заседания в очной форме принимается членами КИК.
В случае проведения заседаний в очной форме все члены КИК получают письменное уведомление о проведении предстоящего заседания КИК по электронной почте, телефонограммой или посредством иных средств коммуникации, минимум за 10 рабочих дней. В уведомлении указывается место и время проведения заседания КИК. К уведомлению прилагаются повестка дня и документы для рассмотрения на заседании. Повестка дня утверждается голосованием в начале заседания КИК.
5.1.5.    Член КИК, который не может присутствовать на заседании КИК, информирует об этом КИК по электронной почте в рассылку КИК или иным доступным способом связи (может передать право голоса любому члену КИК уведомив об этом Председателя или Секретаря).
5.1.6.    В ходе очных заседаний голосования проводятся открытым методом – путем поднятия руки.
5.1.7.    Решение принимается простым большинством голосов. Кворум, необходимый для принятия решений – не менее 2/3 от числа действующих членов КИК, имеющих право голоса. При отсутствии кворума в ходе очной встречи, вопрос переносится на обсуждение и голосование в электронную рассылку посредством обмена электронными сообщениями. Член КИК, который в ходе заочного голосования не отвечает на сообщения на свою электронную почту после двукратных напоминаний посредством средств связи, используемых в КИК, считается уклонившимся от голосования, если он в соответствии с процедурой заранее не уведомил КИК о невозможности участвовать в голосовании.
5.1.8.    В случае очного заседания члены КИК (не имеющие возможность присутствовать на заседании) должны быть обеспечены возможностью следить за ходом заседания и участвовать в нём. Секретарь КИК, перед подсчетом голосов и принятием решения, должен убедиться, что все члены КИК, принимающие участие в заседании, имеют техническую возможность принимать участие в обсуждении вопросов и голосованиях, по которым принимается решение.
5.1.9.    В остальных случаях, все технические и текущие вопросы, связанные с функционированием КИК, обсуждаются посредством использования электронной почты, конференцсвязи (не реже 1 раза в месяц) или иных средств связи, согласованных всеми членами КИК, как наиболее удобные для взаимодействия. Во всех случаях, за исключением очных встреч, голосование происходит посредством предварительно разработанной формы электронного голосования с заранее поданных участниками КИК адресов электронной почты.
5.1.10.  Из содержания сообщения волеизъявление участника должно быть ясно читаемым и не вызывать сомнений в позиции участника. Сообщения каждого члена КИК всегда должны быть видны другим членам КИК.
5.1.11.  Член КИК — инициатор обсуждения или информирования обязан отразить суть вопроса в названии электронного сообщения. Все последующие обсуждения по данному вопросу должны происходить посредством ответов и комментариев в одной цепочке электронных сообщений, включая и возможное голосование для принятия решений по данному вопросу в письме с темой «голосование». Формулировка окончательного решения и подведение итогов голосования производится Секретарем КИК или любым из членов КИК по принципу взаимозаменяемости. Электронное сообщение с окончательной формулировкой решения по существу принятого вопроса и/или результатами голосования (при голосовании) должно быть последним в цепочке сообщений по конкретному вопросу, за исключением случаев, когда цепочка сообщений была инициирована в целях информирования. При голосовании посредством электронной формы Секретарь КИК по собственной инициативе или по просьбе членов КИК может ограничить время голосования по вопросу. В этом случае Секретарь КИК (член КИК) должен объявить время окончания голосования исходя из того, что период времени с момента объявления голосования до момента окончания голосования должен составлять не менее 2 часов.
5.1.12.  Никто из членов КИК не имеет права удалять электронные сообщения из архива e-mail рассылки в течение всего времени работы КИК.
5.2.       Отчёт о заседаниях КИК и информирование Форума ЛЖВ о работе КИК:
5.2.1.    Протокол очного или проведенного посредством конференцсвязи заседания КИК ведется Секретарем заседания по согласованию. В протоколе указывается список участников, количество присутствующих и отсутствующих на заседании членов КИК, количество и данные о приглашенных лицах, наличие/отсутствие кворума.
5.2.2.    Протокол содержит информацию, отражающую все существенные обсуждения и решения, принятые в ходе заседания КИК, в том числе различные точки зрения в отношении принимаемых решений.
5.2.3.    В протоколе должны быть отмечены метод и результаты голосования, включая фактическое и персональное количество голосов «за» и «против», а также количество воздержавшихся по каждому вопросу повестки дня, вынесенному на заседание КИК. Протокол, также содержит сведения о возможном применении процедур урегулирования конфликта интересов.
5.2.4.    Секретарь заседания рассылает предварительный Протокол в электронном виде членам КИК в течение 7 рабочих дней после проведения заседания КИК.
5.2.5.    Протокол корректируется в зависимости от внесенных предложений или замечаний. Окончательная версия Протокола утверждается КИК посредством электронной формы и подписывается Секретарем и Председателем КИК. Протокол хранится на сервере файлообменника (согласованном с КИК) в закрытой для третьих лиц папке. Может быть предъявлен по запросу третьих лиц с согласования КИК.
5.2.6.    Краткое информационное сообщение, сформированное на основе Протокола и непосредственно связанное со стратегической деятельностью Форума и сообщества ЛЖВ, публикуется на электронных ресурсах Форума ЛЖВ.
5.2.7     Любой из членов КИК может с согласия остальных членов КИК проинформировать Форум ЛЖВ о работе КИК и любому вопросу, по которому КИК принимал решение.
5.3.       Сроки реагирования на сообщения в рассылке КИК и/Форума ЛЖВ
5.3.1.     Члены КИК обязуются оперативно реагировать на сообщения в темах обсуждений внутри e-mail рассылки.
5.3.2.     В обсуждении без пометки «Срочно»: в течение 2 (двух) рабочих дней.
5.3.3.     В обсуждении с пометкой «Срочно»: в течение 24-х часов с момента публикации.
5.3.4.     Любой участник форума ЛЖВ вправе обратиться с тем или иным вопросом в адрес КИК следующими способами:
    • обращение в рассылке Форума ЛЖВ, конкретно адресованное КИК,
    • обращение на электронный адрес
КИК                 cec@forumplwh.ru
Секретаря        secretary@forumplwh.ru
5.3.5.     На обращения от участников Форума, КИК должен ответить в течение 5 (пяти) рабочих дней (в случаях, когда подготовка ответа требует дополнительного времени, участник форума должен быть уведомлен о причинах задержки ответа).
6. Представительство и взаимодействие с внешними партнерами (СМИ, Форумы КГ, государственные и иные структуры и объединения)
6.1.       Представлять интересы Форума ЛЖВ перед третьими лицами полномочен Председатель КИК, который вправе передать полномочия представительства любому члену КИК, по согласованию с КИК;
6.2.       Секретарь КИК может осуществлять представительство от Форума ЛЖВ по согласованию с КИК по определенному запросу каких-либо структур, участвующих в реализации проектной деятельности;
6.3.       В интересах налаживания профессионального взаимодействия со средствами массовой информации (СМИ), КИК может принять решение о делегировании кого-либо из своих членов для контактов со СМИ по конкретным вопросам. Без решения о делегировании никто не может делать заявления для СМИ от имени Форума ЛЖВ и КИК Форума ЛЖВ.
7. Конфликт интересов
7.1.      Один из основных элементов защиты чести и репутации КИК заключается в недопущении воздействия конфликта интересов на процессы принятия решений. Обычно конфликт интересов представляет собой ситуацию, при которой член КИК имеет конкурирующие профессиональные или личные финансовые интересы, которые могут фактически или предположительно повлиять на его способность надлежащим образом исполнять свои обязанности в наилучших интересах Форума ЛЖВ.
7.2.       Конфликт интересов может создавать впечатление, что решения, принимаемые членом КИК, являются предвзятыми. Поэтому конфликты интересов могут компрометировать КИК или подрывать общественное доверие к нему.
7.3.        Все голосующие члены КИК должны задекларировать известные им конфликты интересов перед началом любого голосования, и если у члена КИК есть конфликт интересов, то в данном голосовании их голос будет считаться как воздержавшийся.
7.4.        Кроме того, все члены КИК обязаны сообщать в письменном виде о наличии конфликта интересов по мере их возникновения в ходе осуществления КИК своих функций. Для сообщения о возможном конфликте интересов члены КИК обязаны проинформировать КИК о сути конфликта интересов, обстоятельствах усиливающих или ослабляющих конфликт интересов, а также о том, насколько существующий конфликт интересов может повлиять на принятие членом КИК непредвзятого решения по конкретному вопросу.
7.5.        Разрешение вопроса о конфликте интересов на стороне того или иного члена КИК разрешается всеми членами КИК в порядке, определенном для принятия решений КИК. При голосовании Секретарь фиксирует наличие конфликтов интересов в Протоколе заседания.
8. Оценка деятельности КИК и подотчетность КИК
8.1.        Внутренняя оценка деятельности КИК проводится силами КИК не реже одного раз в год (по истечении календарного года).
Для этой цели:
  • разрабатывается методология и критерии оценки деятельности КИК;
  • формируется рабочая группа по аудиту из числа членов КИК, с обязательным привлечением Секретаря и представителя технической поддержки Форума ЛЖВ;
  • члены аудиторской группы имеют право делать запросы (посредством сообщений, телефонной связи и других применяемых форм) как в КИК, так и любому члену КИК;
  • результаты внутреннего аудита оформляются в виде отчета и выносятся на согласование КИК:
  • отчет о проведенном аудите размещается на электронных ресурсах Форума и сторонних ресурсах.
8.2.        Внешний аудит деятельности КИК Форума ЛЖВ проводится выбранными КИК внешними экспертами после завершения внутреннего аудита не реже одного раза в год.
8.3.        КИК ежегодно публикует отчет о своей деятельности (вкл. результаты аудита) на ресурсах Форума ЛЖВ и сторонних ресурсах.
8.4.        КИК подотчетен Форуму ЛЖВ и обязан извещать Форум ЛЖВ о своей деятельности и принимаемых решениях.
8.5.        С согласия или по просьбе КИК региональные сети сообществ и иные партнерские ресурсы могут информировать своих членов о деятельности Форума ЛЖВ.